مصفوفة صلاحيات الشركة

مصفوفة الصلاحيات تربط القرار بالشخص أو الجهة التي تُعدّه وتراجعه وتعتمده وتوقّعه، وتمنع الاعتماد على عبارة عامة مثل «المدير مسؤول عن كل شيء». استخدمها كنقطة تشغيل، ثم طابقها مع عقد التأسيس أو النظام الأساس وقرارات الشركاء أو مجلس الإدارة والتفويضات الفعلية.

من الصلاحية إلى اعتماد العقد: قبل وضع اسم صاحب التوقيع في المصفوفة، راجع بنود عقد التأسيس وسلطة الإدارة لمعرفة المستندات التي يُبنى عليها التفويض، ثم استخدم دليل مراجعة العقد التجاري قبل التوقيع لضبط ما يعتمده المفوض من مسؤوليات وضمانات وشروط. المصفوفة لا تغني عن التحقق من أصل الصلاحية النظامية.

متى يجب تحديث المصفوفة؟

• عند تغيير المدير أو أعضاء المجلس أو الشركاء المؤثرين.
• عند تعديل عقد التأسيس أو النظام الأساس أو هيكل اللجان.
• عند رفع الحدود المالية أو دخول نشاط جديد أو فتح فرع/سوق جديد.
• بعد اكتشاف توقيع أو اعتماد تم خارج الصلاحية.
• بعد صفقة استحواذ أو إعادة هيكلة أو تغيير جوهري في التنظيم الداخلي.

وإذا كانت الحاجة لا تقتصر على بناء المصفوفة، بل تشمل تحويل الصلاحيات إلى برنامج متكامل يضم سجل الالتزامات وتعارض المصالح والمحاضر والتحقيق الداخلي، فيمكن مراجعة خدمة الحوكمة والامتثال المؤسسي للشركات في الدمام لفهم نطاق التنفيذ وربط المصفوفة ببقية أدوات الحوكمة.

مصادر رسمية

• نظام الشركات — هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.
• اللائحة التنفيذية لنظام الشركات — وزارة التجارة.
• النماذج الاسترشادية لأعمال الشركات — وزارة التجارة.

إخلاء مسؤولية: هذه المصفوفة أداة حوكمة داخلية ولا تعد تفويضًا أو قرارًا نظاميًا بذاتها. يجب مطابقتها مع الشكل النظامي للشركة ووثائقها وقراراتها النافذة.

ولكي تعمل مصفوفة الصلاحيات داخل واقع تشغيلي مفهوم: يجب أن تتطابق مع توزيع الإدارات والمسميات ومسارات الاعتماد داخل المنشأة. يشرح دليل الهيكل التنظيمي للمؤسسات في السعودية الفرق بين المخطط الإداري الداخلي وبين الصلاحية النظامية في التوقيع والتمثيل والتفويض، وهو فرق مهم عند بناء مستويات الاعتماد داخل الشركة.