مصفوفة الصلاحيات تربط القرار بالشخص أو الجهة التي تُعدّه وتراجعه وتعتمده وتوقّعه، وتمنع الاعتماد على عبارة عامة مثل «المدير مسؤول عن كل شيء». استخدمها كنقطة تشغيل، ثم طابقها مع عقد التأسيس أو النظام الأساس وقرارات الشركاء أو مجلس الإدارة والتفويضات الفعلية.
قاعدة مهمة: المصفوفة الداخلية لا تنشئ صلاحية نظامية غير موجودة أصلًا. إذا خالفت وثائق الشركة أو قرارًا واجب الاتباع، فالأولوية للسند النظامي الصحيح ويجب تصحيح المصفوفة.
أولًا: وثائق الأساس
ثانيًا: ابنِ مصفوفة القرار
اكتب المسمى الوظيفي أو الجهة وليس اسم الموظف قدر الإمكان، حتى تبقى المصفوفة صالحة عند تغير الأشخاص. ضع الحد المالي أو قيد الصلاحية عندما يكون القرار مرتبطًا بقيمة أو نوع صفقة.
| القرار | يُعد | يراجع | يعتمد | يوقّع/ينفذ | الحد المالي/النطاق | السند أو القرار |
|---|---|---|---|---|---|---|
| الحسابات البنكية وفتحها/إغلاقها | ||||||
| التمويل والضمانات والرهون | ||||||
| توقيع العقود التجارية | ||||||
| المشتريات واعتماد الموردين | ||||||
| التوظيف والرواتب القيادية | ||||||
| التسويات والمطالبات والنزاعات | ||||||
| بيع أو شراء أصل جوهري | ||||||
| التعامل مع طرف ذي علاقة/تعارض مصالح | ||||||
| تفويض الصلاحيات للغير | ||||||
| الوصول الإداري للأنظمة والبيانات الحساسة |
ثالثًا: ضوابط التشغيل
متى يجب تحديث المصفوفة؟
- عند تغيير المدير أو أعضاء المجلس أو الشركاء المؤثرين.
- عند تعديل عقد التأسيس أو النظام الأساس أو هيكل اللجان.
- عند رفع الحدود المالية أو دخول نشاط جديد أو فتح فرع/سوق جديد.
- بعد اكتشاف توقيع أو اعتماد تم خارج الصلاحية.
- بعد صفقة استحواذ أو إعادة هيكلة أو تغيير جوهري في التنظيم الداخلي.
مصادر رسمية
- نظام الشركات — هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.
- اللائحة التنفيذية لنظام الشركات — وزارة التجارة.
- النماذج الاسترشادية لأعمال الشركات — وزارة التجارة.
إخلاء مسؤولية: هذه المصفوفة أداة حوكمة داخلية ولا تعد تفويضًا أو قرارًا نظاميًا بذاتها. يجب مطابقتها مع الشكل النظامي للشركة ووثائقها وقراراتها النافذة.